Privacybeleid

1. Over dit privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Oravita B.V., handelend via het Boardvote-platform (“Boardvote”, “wij”, “we” of “ons”), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, deelt en beschermt.

Dit privacybeleid geldt wanneer je:

• de Boardvote-website of een gerelateerde Boardvote-webpagina bezoekt;
• een Boardvote-account aanmaakt of gebruikt;
• de mobiele Boardvote-app gebruikt;
• deelneemt aan een werkomgeving van een bedrijf, board, advisory, investeerder of evenement;
• deelneemt aan een stemming, vragenlijst, beoordeling, feedbackproces of evenement;
• een professioneel Boardvote-profiel aanmaakt of deelt;
• een extern account koppelt, waaronder LinkedIn;
• met ons communiceert of berichten van ons ontvangt; of
• op andere wijze een product of dienst gebruikt die naar dit privacybeleid verwijst.

Met “Diensten” bedoelen we de Boardvote-websites, mobiele apps, professionele profielen, werkomgevingen, dashboards, integraties, evenemententools en bijbehorende diensten.

2. Wie wij zijn

De Diensten worden geleverd door:

Privacycontact: privacy@boardvote.io

Voor het merendeel van de in dit privacybeleid beschreven verwerkingen is Oravita B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

3. Onze rol en de rol van organisaties

Boardvote wordt gebruikt door individuele gebruikers en door organisaties zoals bedrijven, advisory boards, investeerders, venture-capitalfondsen, evenementenorganisatoren en andere professionele organisaties.

3.1 Boardvote als verwerkingsverantwoordelijke

Boardvote treedt op als verwerkingsverantwoordelijke waar wij bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, onder meer voor:

• het aanmaken van accounts en authenticatie;
• directe klantabonnementen;
• professionele Boardvote-profielen;
• LinkedIn- en andere accountintegraties;
• beveiliging van het platform en fraudepreventie;
• klantondersteuning;
• facturatie en administratie;
• productanalyse;
• directe communicatie vanuit Boardvote; en
• naleving van wettelijke verplichtingen.

3.2 Boardvote als verwerker

Wanneer een organisatie Boardvote gebruikt en zelf de doelen bepaalt van een werkomgeving, stemming, vragenlijst, evenement, uitnodiging, deelnemerslijst of ander proces, kan die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke zijn en verwerkt Boardvote de persoonsgegevens namens haar.

In dat geval geldt:

• de organisatie is verantwoordelijk voor het bepalen van een rechtsgrondslag;
• de organisatie is verantwoordelijk voor het informeren van haar leden, medewerkers, genodigden of deelnemers;
• de organisatie bepaalt wie de informatie mag inzien; en
• Boardvote verwerkt de informatie volgens de instructies van de organisatie en de geldende verwerkersovereenkomst.

Vragen over het gebruik van jouw persoonsgegevens door een organisatie richt je normaal gesproken aan die organisatie. Wij ondersteunen de organisatie waar de wet dat vereist.

Voor bepaalde activiteiten, zoals beveiliging, fraudepreventie, platformbeheer en facturatie, blijft Boardvote zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

4. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Welke persoonsgegevens wij verzamelen, hangt af van hoe je de Diensten gebruikt.

4.1 Account- en identiteitsgegevens

Wij kunnen verzamelen:

• voor- en achternaam;
• gebruikersnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• wachtwoord-hash of externe login-identificator;
• account- en authenticatie-identificatoren;
• voorkeurstaal;
• profielfoto;
• land, regio of globale locatie;
• organisatie en rol;
• aanmaakdatum van het account;
• inloggeschiedenis; en
• accountstatus en beveiligingsinstellingen.

Wij bewaren jouw wachtwoord van LinkedIn of een andere externe identiteitsaanbieder niet.

4.2 Gegevens van je professionele profiel

Je kunt de volgende gegevens invullen of importeren:

• professionele kopregel;
• biografie of samenvatting;
• huidige en eerdere functies;
• namen van werkgevers of organisaties;
• functietitels;
• dienstverbandperiodes;
• opleiding;
• vaardigheden en expertisegebieden;
• sector;
• board- en advisory-posities;
• portfolio-betrokkenheid;
• professionele interesses;
• professionele certificeringen;
• profielafbeelding;
• professionele website;
• link naar je LinkedIn-profiel;
• andere sociale of professionele links; en
• voorkeuren voor de zichtbaarheid van je profiel.

Je bepaalt zelf welke ondersteunde profielvelden op je Boardvote-profiel worden gepubliceerd, binnen de instellingen van de werkomgeving en de organisatie.

4.3 Organisatie- en werkomgevingsgegevens

Wanneer je deelneemt aan of een werkomgeving beheert, kunnen wij verwerken:

• lidmaatschap van de organisatie;
• team-, board- of advisory-rol;
• rechten en toegangsniveaus;
• uitnodigingen;
• vergaderinformatie;
• agendapunten;
• besluiten;
• documenten;
• reacties;
• taken;
• activiteitengeschiedenis;
• relaties met portfoliobedrijven;
• betrokkenheidsgegevens; en
• administratieve instellingen.

4.4 Stemmingen, vragenlijsten en feedback

Wij kunnen verwerken:

• stemkeuzes;
• antwoorden op vragenlijsten;
• beoordelingen;
• scores;
• reacties;
• feedback;
• tijdstempels van antwoorden;
• afrondingsstatus;
• betrokkenheidsgegevens; en
• identificatoren die aan een antwoord zijn gekoppeld.

Voordat je een antwoord verstuurt, hoort de interface aan te geven of het antwoord:

• herleidbaar is;
• vertrouwelijk is binnen een afgebakende groep;
• pseudoniem is; of
• anoniem is.

“Anoniem” mag alleen worden gebruikt wanneer Boardvote en de betrokken organisatie het antwoord redelijkerwijs niet aan jou kunnen koppelen. Beheerders van een werkomgeving kunnen soms informatie inzien die voor gewone deelnemers niet toegankelijk is. De instellingen van het betreffende scherm en de werkomgeving gaan voor op algemene omschrijvingen.

4.5 Evenementen- en toegangsgegevens

Wanneer je je aanmeldt voor een evenement of daaraan deelneemt, kunnen wij verwerken:

• aanmeld- en registratiegegevens voor het evenement;
• ticket- of uitnodigingsstatus;
• gastcategorie;
• programmakeuzes;
• dieet- of toegankelijkheidsinformatie die je zelf opgeeft;
• QR-code of badge-identificator;
• in- en uitchecktijd;
• aanwezigheid bij sessies;
• toegang tot locatie of zaal;
• feedback over het evenement;
• introducties of gespreksverzoeken;
• netwerkvoorkeuren; en
• RFID-, NFC- of toegangscontrolegegevens wanneer de organisator die gebruikt.

Wij gebruiken toegangsgegevens van evenementen niet om je precieze locatie buiten de evenementomgeving doorlopend te volgen.

Waar bijzondere categorieën gegevens worden verzameld, zoals gezondheidsinformatie over toegankelijkheid of dieet, blijft dit beperkt tot het betreffende doel en gaan wij daar met extra zorg mee om.

4.6 Documenten en aangeleverde inhoud

Jij of jouw organisatie kan het volgende uploaden:

• pitch decks;
• bedrijfsrapportages;
• boardstukken;
• investeringsinformatie;
• presentaties;
• vergadernotities;
• afbeeldingen;
• bijlagen;
• audio of video;
• contactlijsten; en
• andere door gebruikers aangeleverde inhoud.

Je mag uitsluitend persoonsgegevens uploaden die je bevoegd bent te verstrekken.

4.7 Facturatie- en transactiegegevens

Voor betaalde Diensten kunnen wij verwerken:

• factuurnaam en -adres;
• bedrijfsgegevens;
• btw-nummer;
• abonnement;
• facturen;
• betaalstatus;
• transactiereferenties; en
• beperkte betaalinformatie die wij van een betaaldienstverlener ontvangen.

Volledige creditcardgegevens worden normaal gesproken rechtstreeks door de betaaldienstverlener verwerkt en niet door Boardvote bewaard.

4.8 Communicatie en ondersteuning

Wij kunnen verwerken:

• e-mails en berichten;
• supportverzoeken;
• gespreks- of vergadernotities;
• feedback;
• klachten;
• antwoorden op vragenlijsten;
• communicatievoorkeuren; en
• vastlegging van de stappen die zijn gezet om een verzoek af te handelen.

4.9 Technische en gebruiksgegevens

Wij kunnen automatisch verzamelen:

• IP-adres;
• apparaattype;
• besturingssysteem;
• browsertype;
• app-versie;
• taal;
• sessie-identificatoren;
• logbestanden;
• inlogtijden;
• crashgegevens;
• gebruikte pagina's of functies;
• verwijzende pagina;
• bij benadering afgeleide locatie op basis van een IP-adres;
• beveiligingsgebeurtenissen; en
• cookie-, SDK- of vergelijkbare identificatoren.

Wij verzamelen geen precieze apparaatlocatie, tenzij een specifieke functie dat duidelijk vereist, je daarover op dat moment wordt geïnformeerd en de vereiste apparaattoestemming of toestemming is gegeven.

5. Waar persoonsgegevens vandaan komen

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen:

• rechtstreeks van jou;
• van jouw organisatie of de beheerder van de werkomgeving;
• van een evenementenorganisator;
• van een ander lid dat je uitnodigt of introduceert;
• van een extern account dat je zelf koppelt;
• van LinkedIn nadat je de koppeling hebt geautoriseerd;
• van dienstverleners die onze Diensten ondersteunen;
• uit openbare professionele bronnen, voor zover rechtmatig en noodzakelijk; en
• automatisch via je browser, apparaat of gebruik van de Diensten.

Als een organisatie jouw contactgegevens verstrekt om je te kunnen uitnodigen, kunnen wij die gegevens gebruiken om de uitnodiging te bezorgen en de betreffende verwerking toe te lichten.

6. LinkedIn-integratie

6.1 Optionele koppeling

Het koppelen van LinkedIn is optioneel, tenzij een specifieke organisatie duidelijk aangeeft dat een bepaalde verificatie vereist is voor toegang tot haar besloten omgeving.

Je kunt de ondersteunde onderdelen van Boardvote gebruiken zonder LinkedIn te koppelen.

Wanneer je een LinkedIn-functie kiest, word je doorgestuurd naar de autorisatieprocedure van LinkedIn. LinkedIn toont daarbij welke rechten worden gevraagd. Boardvote ontvangt uitsluitend informatie die valt onder:

• de rechten die aan jou zijn getoond;
• het LinkedIn-product dat voor onze applicatie is goedgekeurd;
• de instellingen van jouw LinkedIn-account; en
• jouw autorisatie.

6.2 Inloggen met LinkedIn

Als je “Inloggen met LinkedIn” gebruikt, kunnen wij ontvangen:

• een LinkedIn-specifieke account-identificator;
• voor- en achternaam;
• profielafbeelding;
• landinstelling;
• e-mailadres, indien beschikbaar; en
• een aanduiding dat LinkedIn het e-mailadres als geverifieerd meldt, indien beschikbaar.

Inloggen met LinkedIn authenticeert de toegang tot een LinkedIn-account. Het betekent niet dat Boardvote jouw juridische identiteit, arbeidsverleden, opleiding of professionele claims zelfstandig heeft geverifieerd.

Wij gebruiken deze informatie om:

• jouw Boardvote-account aan te maken of toegankelijk te maken;
• het juiste LinkedIn-account aan jouw Boardvote-account te koppelen;
• ondersteunde accountgegevens vooraf in te vullen;
• dubbele of frauduleuze accounts te voorkomen; en
• de koppeling te leveren waar je om hebt gevraagd.

6.3 Verified on LinkedIn

Waar Boardvote Verified on LinkedIn aanbiedt en jij daarvoor toestemming geeft, kunnen wij ontvangen:

• basisprofielgegevens;
• URL van het LinkedIn-profiel;
• categorie of status van identiteitsverificatie;
• categorie of status van werkplekverificatie;
• verificatiegegevens die beschikbaar zijn voor ons goedgekeurde niveau;
• huidige professionele functie, indien beschikbaar en toegestaan;
• recente opleiding, indien beschikbaar en toegestaan; en
• tijdstempels of statusinformatie die beschikbaar zijn voor ons goedgekeurde niveau.

Welke informatie precies wordt ontvangen, hangt af van:

• het LinkedIn-toegangsniveau van Boardvote;
• de rechten die jij goedkeurt;
• de verificaties die op jouw LinkedIn-account aanwezig zijn; en
• de informatie die LinkedIn beschikbaar stelt.

Een badge of aanduiding “Verified on LinkedIn” betekent dat LinkedIn een ondersteund verificatiesignaal heeft teruggegeven. Het betekent niet dat:

• Boardvote een wettelijke KYC- of AML-controle heeft uitgevoerd;
• Boardvote een strafrechtelijke, financiële of achtergrondcontrole heeft uitgevoerd;
• LinkedIn instaat voor elke uitspraak op het Boardvote-profiel;
• LinkedIn Boardvote of het lid onderschrijft;
• een lid geschikt is voor werk, investering, krediet, verzekering of huisvesting; of
• de verificatie de eigen veiligheidsmaatregelen van Boardvote of een organisatie vervangt.

Boardvote gebruikt Verified on LinkedIn niet als enige grondslag voor:

• wervings- of arbeidsbeslissingen;
• het rangschikken van kandidaten;
• achtergrondscreening;
• krediet-, leen- of verzekeringsbeslissingen;
• huisvestingsbeslissingen;
• gereguleerde KYC- of AML-controles;
• overheidsidentiteitsverificatie; of
• besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen.

6.4 Import van professionele LinkedIn-gegevens

Waar Boardvote is goedgekeurd om een LinkedIn-functie voor gegevensoverdraagbaarheid of andere profielimport aan te bieden, en jij daarvoor apart toestemming geeft, kunnen wij aanvullende informatie ontvangen, zoals:

• eerdere en huidige functies;
• functietitels;
• namen van werkgevers;
• dienstverbandperiodes;
• functieomschrijvingen;
• opleiding;
• professionele profielgegevens; en
• andere categorieën die tijdens de autorisatie uitdrukkelijk worden getoond.

Boardvote vraagt uitsluitend categorieën op die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de functie die jij hebt gekozen.

Geïmporteerde gegevens worden aan jou voorgelegd ter controle voordat ze openbaar worden gemaakt, overal waar de productflow dat toelaat. Je kiest zelf welke ondersteunde functies of velden je publiceert.

6.5 Herkomst en bronvermelding

Informatie die via een LinkedIn-API is verkregen, blijft in onze systemen herkenbaar als LinkedIn-informatie, zodat die correct kan worden beheerd en verwijderd.

Waar dat in de interface wordt getoond, kan Boardvote informatie labelen als:

• “Geïmporteerd van LinkedIn”;
• “Gekoppeld met LinkedIn”; of
• “Verified on LinkedIn”, wanneer een kwalificerend verificatiesignaal is ontvangen en de merkregels van LinkedIn die weergave toestaan.

Boardvote zal niet suggereren dat LinkedIn de juistheid van alle professionele informatie heeft geverifieerd of bevestigd.

Als je een geïmporteerd veld bewerkt, kan de bewerkte waarde worden behandeld als informatie die je zelf hebt aangeleverd. Het oorspronkelijke LinkedIn-record blijft onderworpen aan de geldende verwijderingsvereisten van LinkedIn.

6.6 Informatie waartoe wij via de beschreven integratie geen toegang hebben

Tenzij een aparte functie, toestemming en toelichting uitdrukkelijk anders bepaalt, gebruikt Boardvote de LinkedIn-koppeling niet om toegang te krijgen tot:

• jouw LinkedIn-wachtwoord;
• privéberichten op LinkedIn;
• jouw volledige LinkedIn-netwerk;
• connectielijsten;
• niet-openbare posts;
• je surfgedrag op LinkedIn;
• advertentiegegevens;
• profielen van niet-betrokken leden; of
• informatie die via scraping is verkregen.

Boardvote staat het scrapen van LinkedIn of het gebruik van LinkedIn-gegevens die indirect van een ongeautoriseerde scraper afkomstig zijn, niet toe.

6.7 Openbaar profiel en LinkedIn-links

Je kunt mogelijk een LinkedIn-link op je Boardvote-profiel plaatsen. Wie op die link klikt, komt terecht op een pagina die door LinkedIn wordt beheerd.

Zodra iemand Boardvote verlaat en LinkedIn bezoekt, gelden het privacybeleid en de voorwaarden van LinkedIn zelf.

Boardvote is niet gelieerd aan, gesponsord door of onderschreven door LinkedIn, tenzij dat uitdrukkelijk in een aparte schriftelijke aankondiging door de betreffende partij is vermeld.

LinkedIn en het LinkedIn-logo zijn handelsmerken van hun respectieve eigenaar.

6.8 LinkedIn ontkoppelen en LinkedIn-gegevens verwijderen

Je kunt de LinkedIn-koppeling van Boardvote intrekken via de beschikbare account- of privacy-instellingen, of door contact op te nemen via privacy@boardvote.io.

Afhankelijk van de beschikbare instellingen kun je afzonderlijk kiezen om:

• toekomstige LinkedIn-toegang te ontkoppelen;
• de LinkedIn-link van je openbare profiel te verwijderen;
• een verificatiebadge te verwijderen;
• geïmporteerde LinkedIn-gegevens te verwijderen; of
• je Boardvote-account op te heffen.

Wanneer je om verwijdering verzoekt of je Boardvote-account opheft, verwijderen wij de van LinkedIn afgeleide persoonsgegevens, LinkedIn-lidmaatschapsidentificatoren en actieve OAuth-tokens zoals vereist door toepasselijk recht en de voorwaarden van LinkedIn, behalve waar het bewaren van bepaalde informatie wettelijk verplicht is.

Informatie die je los van de LinkedIn-integratie handmatig hebt ingevoerd, wordt behandeld als door de gebruiker verstrekte informatie en niet als LinkedIn-API-gegevens.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvóór rechtmatig hebben plaatsgevonden.

7. Openbare profielen en gedeelde links

Boardvote kan je de mogelijkheid geven een professioneel profiel aan te maken dat via een URL kan worden gedeeld.

Afhankelijk van je instellingen kan een profiel zijn:

• privé;
• alleen zichtbaar voor geselecteerde werkomgevingen;
• toegankelijk voor mensen met een specifieke link; of
• openbaar.

Een openbaar toegankelijk profiel kan worden bekeken, gekopieerd, gedeeld en — waar dat is ingeschakeld — door zoekmachines worden geïndexeerd. Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de preview en de zichtbaarheidsinstellingen vóór publicatie.

Wij raden aan profielen standaard privé te houden en publicatie pas na een duidelijke handeling te laten plaatsvinden.

Een openbaar of gedeeld profiel kan informatie bevatten zoals:

• naam;
• foto;
• professionele kopregel;
• organisatie;
• functies;
• opleiding;
• expertise;
• board- of advisory-rollen;
• geselecteerde betrokkenheidsgegevens;
• aanduiding van de LinkedIn-koppeling of -verificatie; en
• links naar externe profielen.

Wij maken besloten inhoud van werkomgevingen, vertrouwelijke stemmingen, privédocumenten of privécontactgegevens niet openbaar louter omdat je een openbaar profiel hebt.

8. Waarom wij persoonsgegevens verwerken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en grondslagen.

8.1 Het leveren van de Diensten

Doeleinden zijn onder meer:

• het aanmaken en onderhouden van een account;
• het authenticeren van gebruikers;
• het laten werken van profielen en werkomgevingen;
• het aanbieden van stemmingen, vragenlijsten, evenementen en samenwerkfuncties;
• het verwerken van abonnementen;
• het bieden van ondersteuning; en
• het nakomen van een klantovereenkomst.

Grondslag:

• uitvoering van een overeenkomst;
• stappen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst; en
• ons gerechtvaardigd belang om de Diensten te leveren aan een organisatie waarvan jij vertegenwoordiger of gebruiker bent.

8.2 LinkedIn en andere optionele integraties

Doeleinden zijn onder meer:

• het koppelen van accounts;
• het vooraf invullen van profielgegevens;
• het tonen van geautoriseerde profielinformatie;
• het tonen van ondersteunde verificatiesignalen; en
• het importeren van professionele gegevens.

Grondslag:

• jouw toestemming;
• uitvoering van een functie waar je om hebt gevraagd; en
• waar passend, ons gerechtvaardigd belang bij accountbeveiliging en het voorkomen van dubbele accounts.

Waar de wet of de geldende LinkedIn-voorwaarden toestemming vereisen, baseren wij ons op toestemming.

8.3 Beveiliging en fraudepreventie

Doeleinden zijn onder meer:

• het beveiligen van accounts;
• het opsporen van misbruik;
• het onderzoeken van verdachte activiteiten;
• het voorkomen van fraude;
• het bijhouden van logbestanden; en
• het handhaven van de platformregels.

Grondslag:

• onze gerechtvaardigde belangen bij het beschermen van gebruikers, organisaties en de Diensten;
• naleving van wettelijke verplichtingen; en
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

8.4 Werking en verbetering van het product

Doeleinden zijn onder meer:

• het opsporen van storingen;
• het analyseren van de prestaties van functies;
• het verbeteren van de bruikbaarheid;
• inzicht in geaggregeerd gebruik;
• het testen van nieuwe functies; en
• het bewaken van de servicekwaliteit.

Grondslag:

• onze gerechtvaardigde belangen bij het onderhouden en verbeteren van de Diensten; en
• toestemming waar niet-essentiële cookies, SDK's of trackingtechnologieën toestemming vereisen.

8.5 Communicatie

Doeleinden zijn onder meer:

• transactionele berichten;
• beveiligingsberichten;
• meldingen over evenementen of werkomgevingen;
• service-updates;
• supportcommunicatie; en
• marketing waar dat is toegestaan.

Grondslag:

• uitvoering van een overeenkomst;
• gerechtvaardigde belangen bij servicecommunicatie;
• toestemming voor marketing waar vereist; en
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Je kunt je afmelden voor marketing zonder dat essentiële account-, beveiligings- of serviceberichten worden uitgeschakeld.

8.6 Juridische en administratieve doeleinden

Doeleinden zijn onder meer:

• boekhouding;
• belastingadministratie;
• het beantwoorden van rechtmatige verzoeken;
• naleving van regelgeving;
• geschillenbeslechting; en
• ondernemingstransacties.

Grondslag:

• naleving van wettelijke verplichtingen;
• onze gerechtvaardigde belangen; en
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

9. AI-ondersteunde functies en geautomatiseerde verwerking

Boardvote kan AI-ondersteunde functies bieden voor:

• documentanalyse;
• samenvattingen;
• analyse van vragenlijsten;
• inzicht in betrokkenheid;
• matching of introducties;
• aanbevelingen;
• categorisering; en
• administratieve ondersteuning.

Door AI gegenereerde uitkomsten kunnen onvolledig of onjuist zijn en horen door een mens te worden beoordeeld.

Tenzij wij daarover apart informeren, gebruikt Boardvote AI-uitkomsten niet op zichzelf om besluiten te nemen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen voor een persoon.

Waar AI-infrastructuur van derden wordt gebruikt:

• beperken wij de aangeleverde informatie tot wat noodzakelijk is;
• hanteren wij contractuele en technische waarborgen;
• streven wij naar configuraties die voorkomen dat besloten klantinhoud wordt gebruikt om algemene modellen te trainen; en
• beoordelen wij of een mechanisme voor internationale doorgifte nodig is.

Geïmporteerde LinkedIn-informatie mag niet worden gebruikt om een algemeen AI-model te trainen of om ongerelateerde profielen op te bouwen.

10. Cookies, SDK's en vergelijkbare technologieën

10.1 Website

De website kan gebruikmaken van:

• strikt noodzakelijke cookies;
• beveiligingscookies;
• voorkeurscookies;
• analytische cookies; en
• marketingcookies.

Strikt noodzakelijke technologieën mogen zonder toestemming worden gebruikt waar dat wettelijk is toegestaan.

Niet-essentiële analytische of marketingtechnologieën worden pas geactiveerd nadat de wettelijk vereiste toestemming is verkregen.

De cookiebanner hoort een toegankelijke manier te bieden om:

• niet-essentiële cookies te accepteren;
• niet-essentiële cookies te weigeren;
• categorieën te kiezen; en
• toestemming later in te trekken of te wijzigen.

Meer informatie hoort te staan in een apart cookiebeleid of een cookievoorkeurencentrum.

10.2 Mobiele app

Mobiele apps gebruiken niet altijd browsercookies, maar kunnen wel gebruikmaken van:

• lokale opslag;
• mobiele SDK's;
• app-instantie-identificatoren;
• pushnotificatietokens;
• crashrapportagetools;
• analytische identificatoren; en
• beveiligingstechnologieën.

Waar vereist wordt om toestemming of een toestemming van het besturingssysteem gevraagd voordat niet-essentiële verwerking begint.

10.3 Apparaattoestemmingen

Afhankelijk van de functies die je gebruikt, kan de app toegang vragen tot:

• de camera, voor het scannen van QR-codes of het maken van een foto;
• de fotobibliotheek, voor het kiezen van een upload;
• notificaties, voor meldingen over evenementen, stemmingen, beveiliging of werkomgevingen; of
• de agenda, wanneer je vraagt om een evenement aan je apparaatagenda toe te voegen.

Een toestemming hoort alleen te worden gevraagd wanneer die relevant is. Je kunt toestemmingen beheren via de instellingen van je apparaat.

Boardvote benadert de camera of fotobibliotheek niet op de achtergrond louter omdat de toestemming bestaat.

11. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers.

11.1 Jouw organisatie en geautoriseerde gebruikers

Informatie kan zichtbaar zijn voor:

• de organisatie die jou heeft uitgenodigd;
• beheerders van de werkomgeving;
• board- of advisory-leden;
• evenementenorganisatoren;
• andere deelnemers;
• bezoekers van je profiel; of
• andere gebruikers met wie je zelf contact aangaat.

De zichtbaarheid hangt af van de betreffende functie en de instellingen.

11.2 Dienstverleners

Wij kunnen dienstverleners inschakelen voor:

• cloudhosting;
• databasediensten;
• authenticatie;
• e-mailbezorging;
• klantondersteuning;
• betalingsverwerking;
• analyse;
• foutmonitoring;
• cybersecurity;
• bestandsopslag;
• video of communicatie;
• AI-ondersteunde verwerking; en
• professioneel advies.

Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de overeengekomen doeleinden en moeten passende bescherming bieden.

Een actuele lijst van wezenlijke verwerkers hoort beschikbaar te zijn op een aparte pagina met subverwerkers.

11.3 LinkedIn en andere gekoppelde diensten

Wanneer je een externe dienst koppelt of gebruikt, kan informatie met die dienst worden uitgewisseld voor zover nodig om:

• de koppeling te authenticeren;
• de informatie op te halen die jij hebt geautoriseerd;
• de koppeling te valideren;
• verzoeken tot ontkoppeling of verwijdering uit te voeren; of
• misbruik te voorkomen.

De externe dienst handelt voor haar eigen verwerkingen onder haar eigen privacybeleid.

11.4 Juridische ontvangers

Wij kunnen informatie verstrekken wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is om:

• de wet na te leven;
• te reageren op een bindend juridisch verzoek;
• rechten of veiligheid te beschermen;
• fraude of misbruik te onderzoeken;
• overeenkomsten te handhaven; of
• een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

11.5 Ondernemingstransacties

Als Boardvote of Oravita B.V. betrokken raakt bij een fusie, overname, financiering, herstructurering of verkoop van activa, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt onder passende waarborgen voor vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Wij verkopen geen persoonsgegevens of LinkedIn-API-gegevens aan databrokers of niet-gerelateerde derden.

12. Internationale doorgifte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Sommige dienstverleners of gekoppelde diensten kunnen informatie buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Waar vereist gebruiken wij een passend doorgiftemechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit;
• modelcontractbepalingen van de Europese Commissie;
• aanvullende technische of organisatorische waarborgen; of
• een ander rechtmatig doorgiftemechanisme.

Je kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de waarborgen die voor een specifieke doorgifte gelden.

13. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel, de contractuele relatie en de wettelijke vereisten.

Onze algemene bewaarcriteria zijn:

Er kunnen andere termijnen gelden wanneer:

• een organisatie de verantwoordelijke is voor de informatie;
• je om eerdere verwijdering vraagt;
• bewaring wettelijk verplicht is;
• de informatie nodig is voor een geschil of beveiligingsonderzoek; of
• de informatie onomkeerbaar is geanonimiseerd.

Van LinkedIn afgeleide gegevens blijven in onze systemen herkenbaar en afzonderlijk verwijderbaar.

14. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daartoe kunnen behoren:

• versleutelde netwerkverbindingen;
• versleuteling in rust waar passend;
• toegangscontroles;
• rolgebaseerde rechten;
• multifactorauthenticatie voor toegang met verhoogde rechten;
• veilige wachtwoord-hashing;
• gescheiden omgevingen;
• logging en monitoring;
• kwetsbaarhedenbeheer;
• back-ups;
• verwerkersovereenkomsten;
• procedures voor incidentrespons; en
• geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en ingeschakelde derden.

Geen enkele onlinedienst kan absolute veiligheid garanderen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het beschermen van je inloggegevens en voor het melden van vermoedelijk onbevoegd gebruik.

15. Datalekken

Als zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, onderzoeken wij die en nemen wij passende maatregelen.

Waar de wet dat vereist, informeren wij:

• de bevoegde toezichthoudende autoriteit; en
• de betrokken personen, wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden.

16. Jouw privacyrechten

Voor zover de wet daarin voorziet, heb je het recht om:

• informatie te ontvangen over de verwerking;
• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen;
• toestemming in te trekken;
• je gegevens in overdraagbare vorm te ontvangen;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• menselijke tussenkomst te vragen bij bepaalde geautomatiseerde besluiten; en
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Je kunt de beschikbare instellingen in je account gebruiken of contact opnemen via privacy@boardvote.io.

Mogelijk moeten wij je identiteit vaststellen voordat wij een verzoek afhandelen. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan redelijkerwijs nodig is.

Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.

Als Boardvote informatie uitsluitend namens een organisatie verwerkt, kunnen wij je verzoek doorsturen naar die organisatie of haar helpen bij het beantwoorden ervan.

Je kunt een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Je kunt je ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit in het Europese land waar je woont of werkt.

17. Je account verwijderen

Je kunt verwijdering van je account aanvragen via de beschikbare accountinstellingen of door contact op te nemen via privacy@boardvote.io.

Verwijdering van je account kan tot gevolg hebben:

• verlies van toegang tot werkomgevingen;
• verwijdering van je persoonlijke profiel;
• verwijdering van tokens van gekoppelde accounts;
• verwijdering van van LinkedIn afgeleide gegevens;
• anonimisering of verwijdering van daarvoor in aanmerking komende activiteitgegevens; en
• bewaring van beperkte informatie waar dat wettelijk verplicht is.

Waar gegevens deel uitmaken van de wettelijk vereiste governance-historie van een organisatie, kan Boardvote of de betreffende organisatie beperkte informatie moeten bewaren. Waar mogelijk wordt dat record afgeschermd, geminimaliseerd of gepseudonimiseerd.

18. Bijzondere en zeer gevoelige gegevens

De Diensten zijn niet bedoeld als algemene opslagplaats voor:

• medische dossiers;
• biometrische identificatiegegevens;
• strafrechtelijke gegevens;
• identiteitsdocumenten van de overheid;
• politieke of religieuze profilering;
• informatie over seksuele gerichtheid; of
• andere bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Upload dergelijke informatie niet, tenzij:

• de functie dat duidelijk vereist;
• je bevoegd bent die te verstrekken;
• er een geldige rechtsgrondslag is; en
• er passende waarborgen zijn getroffen.

LinkedIn-verificatiesignalen mogen niet worden behandeld als een kopie van een overheidsidentiteitsdocument, tenzij het toepasselijke goedgekeurde product die informatie uitdrukkelijk levert en de verwerking rechtmatig is.

19. Kinderen

Boardvote is bedoeld voor professioneel en organisatorisch gebruik.

Gebruikers moeten normaal gesproken minimaal 18 jaar zijn om zelfstandig een account aan te maken of een betaalde overeenkomst aan te gaan.

De Diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Als wij vernemen dat persoonsgegevens van een kind zijn verzameld zonder passende rechtsgrondslag of toestemming, nemen wij redelijke stappen om die te verwijderen.

20. Websites en diensten van derden

De Diensten kunnen verwijzen naar websites of diensten van derden, waaronder LinkedIn.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de zelfstandige privacypraktijken van derden. Bekijk hun privacyinformatie voordat je gegevens aan hen verstrekt.

21. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen naar aanleiding van:

• wijzigingen in de Diensten;
• nieuwe integraties;
• juridische of wettelijke ontwikkelingen;
• wijzigingen bij verwerkers;
• beveiligingsverbeteringen; of
• wijzigingen in de manier waarop wij met gegevens omgaan.

De bijgewerkte versie wordt gepubliceerd met een nieuwe datum bij “Laatst bijgewerkt”.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor je rechten of voor de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, informeren wij je aanvullend waar dat vereist is.

22. Contact

Vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je sturen aan:

E-mail: privacy@boardvote.io

Beschrijf bij je bericht je verzoek en het betreffende account of de betreffende organisatie. Stuur geen wachtwoorden, volledige identiteitsdocumenten of andere onnodig gevoelige informatie mee.